Autorizzazione al trattamento per dipendenti e collaboratori. Ai sensi dell’art. 29 del Reg. UE 679/2016 e dell’art. 2-quaterdecies del d.lgs. 196/2003, ogni Struttura deve autorizzare per iscritto le persone che, nell’ambito delle proprie mansioni, trattano dati personali di titolarità della CGIL. Il modello allegato può essere utilizzato per tale scopo: in fase di compilazione è necessario selezionare solo i paragrafi che corrispondono ai trattamenti effettivamente svolti (dati degli iscritti, del personale, dei fornitori, dati di titolarità di terzi), adeguando il testo al caso concreto e procedendo poi alla stampa su carta intestata della Struttura interessata. L’atto individua l’ambito dei dati trattabili e rinvia alle istruzioni operative e alle regole che l’autorizzato è tenuto a rispettare.
Nel caso in cui sia stato installato un sistema di videosorveglianza, la Struttura è tenuta a individuazione uno o più “incaricati” all’accesso alle immagini. L’incarico deve avvenire facendo sottoscrivere copia dell’apposito atto di designazione, consegnandone copia anche all’incaricato stesso. Nel caso in cui, invece, l’incarico sia affidato ad una Società o a un soggetto esterno, sarà necessario designare questo soggetto come Responsabile del Trattamento (v. sezione “Responsabili del Trattamento”)
Ai sensi dell’Art. 5 del Regolamento Confederale sul Trattamento dei Dati (v. nella Sezione “Documenti e Policy”), “[c]iascun Centro Regolatore procede alla nomina di uno o più Amministratori di Sistema, a mezzo atto scritto che contenga le specifiche funzioni attribuitegli […]. I Centri Regolatori Regionali possono attribuire ad uno o più ADS competenze sui sistemi informatici e informativi delle altre strutture orizzontali e verticali della CGIL Regionale, o alcune di esse”.
A seguire, lo stesso articolo prevede poi che le Categorie o Federazioni o SPI regionali e/o le Camere del Lavoro, le Categorie, le Federazioni o gli SPI territoriali i cui sistemi informatici e informativi siano autonomi rispetto a quelli della CGIL Regionale, possono designare un proprio ADS.
Ai fini della designazione dell’Amministratore di Sistema si suggerisce l’utilizzo del presente Atto di individuazione dell’ADS. Si rammenta che l’ADS deve avere un rapporto giuridico, a qualsiasi titolo (dipendente, distaccato, lavoratore autonomo, collaboratore esterno, anche a titolo gratuito) con la Struttura che lo designa, che deve essere la stessa struttura proprietaria/titolare del sistema informatico e/o del sistema informativo (art. 2-quaterdecies, d.lgs. 196/2003). Se la Struttura che vuole designare l’ADS non è la stessa della quale l’ADS ha il rapporto giuridico, si invita a chiedere la consulenza del DPO all’indirizzo privacy@cgil.it.
